Orioly značajke 12. - Statusi rezervacija i potvrdni mailovi | Orioly

Orioly značajke 12. – Statusi rezervacija i potvrdni mailovi

Nova dinamika u turističkoj industriji pokazuje da danas gosti sve više žele biti u mogućnosti online rezervirati i odmah platiti doživljaj, a organizatorima tura potrebna je automatizacija koja će im uštedjeti vrijeme kod slanja potvrdnih mailova. Ujedno je vrlo važno da organizator ture može vidjeti i filtrirati rezervacije po statusima kako bi znao koja od njih je plaćena, a koju gost tek treba platiti, koja je otkazana ili nedovršena. 

Online rezervacija doživljaja

Kada smo kreirali Orioly sustav za online rezervacije, vodili smo računa da organizatorima tura, izleta i aktivnosti omogućimo pregled rezervacija na jednom mjestu. Stoga ćemo u nastavku opisati koji sve statusi rezervacija postoje te kako izgledaju i što sadrže potvrdni mailovi za svaki od njih koje primaju gosti i organizatori.

Statusi rezervacija

Za početak vrlo je važno da razjasnimo pojam same rezervacije. U turizmu rezervacija se definira kao praksa da se unaprijed osigura buduća uporaba nekog mjesta kao što je primjerice mjesto na nekom izletu, turi ili soba u hotelu.

U nekim slučajevima dovoljno je samo napraviti rezervaciju, primjerice za mjesto u restoranu i ono vas čeka te nema posljedica ukoliko se ne pojavite. S druge strane, u nekim slučajevima, a posebno u sektoru tura i aktivnosti te smještaja, rezervacija neće biti potvrđena odnosno garantirana dok se ne plati polog ili izvrši plaćanje u cijelosti, a prije samog izvršenja usluge ili dolaska.

U slučaju da se ne pojavite ili ne otkažete na vrijeme, svaki pružatelj usluga temeljem svoje politike otkazivanja, ima pravo zadržati dio ili cjelokupni iznos koji ste platili. 

Kako bi se pokrio svaki mogući scenarij, Orioly booking sustav organizatorima tura omogućava automatizaciju poslovanja kada su u pitanju rezervacije, stoga će gosti za svaku plaćenu, djelomično plaćenu ili neplaćenu rezervaciju te upit, primiti potvrdni email i rezervacijske dokumente u privitku, ovisno o vrsti odnosno statusu u kojem se rezervacija nalazi.

Upravo će s tim mailom ili dokumentom gost moći zatražiti realizaciju usluge te će biti olakšana i pojednostavljena komunikacija između gosta i pružatelja usluge.

Dakle, u Oriolyu sustavu, rezervacije imaju 6 statusa, a to su:

  • Plaćeno
  • Rezervacija
  • Upit
  • Polog
  • Otkazano
  • Nedovršen

Ovim redoslijedom ćemo opisati značenje svakog od njih te prikazati kako izgledaju potvrdni mailovi za goste i organizatore i kakav status imaju rezervacije s potpunim ili djelomičnim plaćanje. 

PLAĆENO

Ovdje možete vidjeti kako inače izgleda proces online rezervacije za gosta.

Nakon što je gost izvršio rezervaciju s online plaćanjem, ista će u Orioly sustavu u sekciji rezervacije imati status Plaćeno. Gostu će na mail stići potvrdni mail sa svim detaljima kao i rezervacijskim dokumentima u privitku – voucherom i računom te evenutalno ponudom i nekim dodatnim dokumentom poput itinerara. Organizator ture ima također mogućnost u postavkama odrediti koji će se rezervacijski dokumenti slati uz pojedinu vrstu maila. 

Za svaki status rezervacije, bez obzira o kojoj se vrsti rezervacije radi, osim gostu jedan potvrdni mail u realnom vremenu stići će i organizatoru ture. Na njemu će biti vidljivo tko je rezervirao koju turu za koji datum i vrijeme polaska, ukupan broj osoba po svakoj cjenovnoj kategoriji, te eventualno rezervirane dodatke kao i informaciju o iznosu koju je plaćen.

Ujedno će iz tog maila organizator ture moći direktno pregledati tu rezervaciju u Orioly rezervacijskom sustavu klikom na gumb “Pogledajte rezervaciju”. Kada se radi o rezervaciji koja je u cijelosti plaćena, taj email izgleda kao na slici ispod. 

REZERVACIJA

Gost prilikom klika na Rezerviraj gumb, a nakon odabira datuma i vremena polaska te broja osoba i unosa kontakt podataka, može birati između nekoliko opcija koje je prethodno organizator omogućio u postavkama sustava. 

To su: 

  • rezervacija sa online plaćanjem u cijelosti putem payment gatewaya za koju će rezervacija imati status Plaćeno, što smo pojasnili u prethodnom odlomku, 
  • zatim gost ujedno može odabrati da napravi samo rezervaciju. Ona će imati status Rezervacija, a gost će ju moći naknadno platiti putem linka za online plaćanje koji će primiti u potvrdnom mailu,
  • treća opcija je da gost napravi samo Upit za određeni datum i vrijeme polaska te će shodno tome dobiti i obavijest o upitu, no ovaj dio opisati ćemo u sljedećim retcima. 
  • moguća je i opcija rezervacije uz plaćanje pologa u određenom postotku, u našem primjeru ispod, u iznosu od 50%

Kako odabir svih navedenih opcija izgleda gostu prilikom rezervacije, pogledajte u nastavku. 

Ako je gost odabrao opciju da napravi samo rezervaciju te je plati naknadno, u potvrdnom mailu će primiti sve detalje zajedno s linkom za online plaćanje cjelokupnog iznosa.

Nakon što gost izvrši plaćanje u cijelosti putem navedenog linka za plaćanje, status rezeracije po procesuiranom plaćanju će se automatski u realnom vremenu pretvoriti u Plaćeno i gost će dobiti novi potvrdni mail u kojem će biti naznačen iznos koji je plaćen, a u privitku će primiti račun. 

UPIT

Sljedeći status rezervacije, odnosno opcija koju gost može odabrati, a koju smo prethodno spomenuli je Upit. Konkretno to znači da će gost putem Orioly rezervacijskog widgeta napraviti samo upit za odabranu turu te datum, vrijeme i broj osoba. Potom će gostu stići potvrdni mail, a organizatoru turu također obavijest o postavljenom upitu, koju će potom organizator ture u slučaju mogućnost održavanja ture na očekivani datum i vrijeme te potvrditi na način da klikne na gumb Pogledajte upit.

U tom trenutku organizatoru će se otvoriti pregled rezervacije kroz će eventualno moći editirati istu, a ukoliko želi potvrditi upit i pretvoriti ga u rezervaciju, to će moći učiniti tako da spremi istu.  Upit će u tom trenutku promijeniti status u Rezervacija, a organizator će moći poslati novi potvrdni mail o rezervaciji u kojem će gost imati link za plaćanje prikazan u prethodnom odlomku. 

POLOG

Ova opcija je odlična za organizatore tura koji gostu žele omogućiti da prilikom rezervacije plate samo dio iznosa, a ostatak plate nekoliko dana prije ture online ili na licu mjesta u gotovini. Ako je gost odlučio napraviti rezervaciju uz polog od primjerice 50%, primiti će potvrdni mail s računom za iznos koji je platio, a rezervacija će imati status Polog.

Potvrdni mail će također sadržavati i link za online plaćanje ostatka iznosa. Kada gost izvrši plaćanje ostatka iznosa online, dobit će novi potvrdni mail u kojem će imati informaciju da je rezervacija plaćena u cijelosti te također račun za drugi dio plaćanja, a status rezervacije će se iz Polog, promijeniti u Plaćeno.

Ono što je važno naglasiti da će i organizator ture za svaku ovu radnju dobiti potvrdni mail, odnosno kada gost plati dio iznosa, u mailu će osim detalja o samoj rezervaciji, imati i informaciju o primljenim uplatama. 

Ako se pak gost umjesto online plaćanja ostatka iznosa ipak odlučio platiti na licu mjesta u gotovini, pružatelj usluge moći će prilikom dolaska gosta i skeniranja vouchera Orioly mobilnom aplikacijom, u sustavu dodati plaćanje ostatka iznosa i rezervaciji dodijeliti status Plaćeno, a potom gostu poslati i novi potvrdni mail s računom za preostali iznos.

NEDOVRŠENO

Status Nedovršeno pomaže vam da ne izgubite gosta koji je započeo proces rezervacije, ali ga iz nekog razloga nije dovršio. Točnije ovaj status daje vam mogućnost kao organizatoru doživljaja da kontaktirate gosta i provjerite treba li mu pomoć, a shodno tome tu rezervaciju kasnije i pretvorite u plaćenu. 

VAŽNO: U status Nedovršeno rezervacija odlazi 30 minuta nakon što gost unese svoje kontakt podatke, a potom više nije aktivan na koracima potvrde i plaćanja.

Razlozi zbog kojih gost nije dovršio rezervaciju mogu biti brojni, a najučestaliji su navedeni u našem blogu o Incomplete rezervacijama. No, što god da je uzrok, i vi i gost ćete nakon prethodno spomenutih 30 minuta primiti mail koji će vas obavijestiti da rezervacija nije dovršena.

Gostu će u mailu biti navedeni vaši podaci kako bi vas mogao kontaktirati ako mu je potrebna pomoć, a vaš mail će sadržavati obavijest s detaljima o gostu kako biste ga mogli kontaktirati i provjeriti o kakvoj se poteškoći radi.

OTKAZANO

Za sve rezervacije moguće je postaviti status Otkazano. Naime, u slučaju da gost nije u mogućnosti doći na turu ili se tura iz nekog razloga ne može održati, Orioly vam nudi mogućnost da svakoj rezervaciji s bilo kojim statusom dodijelite status Otkazano. Također, kroz značajku email automatizacije goste možete mailom obavijestiti o tome.

Ukoliko dođe do otkazivanja ture vrlo je važno znati da, ako ste tako definirali svojom politikom otkazivanja, možete zadržati iznos u cijelosti ili gostu trebate izvršiti i povrat. O tome što je politika otkazivanja i zašto biste je trebali imati pisali smo u našem blogu Kako upravljati otkazivanjem tura u zadnji tren.

Zaključak

Orioly sustav za online rezervacije predstavlja sveobuhvatno rješenje za organizatore tura i aktivnosti, omogućujući im efikasno upravljanje rezervacijama i automatizaciju poslovanja. Gosti mogu jednostavno online rezervirati i platiti svoje aktivnosti, dok organizatori mogu jasno pratiti status svake rezervacije, bilo da je plaćena, djelomično plaćena, u upitu, otkazana ili nedovršena. 

Kroz različite statuse rezervacija, Orioly pruža fleksibilnost i transparentnost, olakšavajući komunikaciju između gostiju i organizatora te osiguravajući bolju organizaciju i upravljanje poslovnim procesima. Na taj način, Orioly ne samo da unapređuje korisničko iskustvo, nego i doprinosi efikasnosti i produktivnosti turističkih pružatelja usluga.

Za više informacija o Orioly značajkama, kliknite na sljedeće linkove:

Thank you for subscribing the newsletter

Analiza korištenja digitalnih kanala prodaje I promocije lokalnog iskustva

Istraživanje: Analiza korištenja digitalnih kanala prodaje I promocije lokalnog iskustva

Ovo istraživanje namijenjeno je svima koji se bave turističkim aktivnostima te onima koji žele dobiti bolji uvid u digitalnu sliku turističke Hrvatske.

Get eBook arrow

Drugi resursi

Sorry, no posts matched your criteria.

Vezani članci